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仕事効率を上げる「パソコン手帖」
一体どこが違うの？ クラウドサービス徹底解剖！パソコンユーザにとって、今や“必需品”になりつつある「クラウドサービス」だが、無料で使用できるものが増え、どれが一番自分に向いているのか判断できない方も多いようだ。そこで今回は代表的なクラウドサービスを比較検討してみた。
クラウドサービスって何？
クラウドサービスとは、インターネット上で利用できる、さまざまなアプリケーションソフトやデータ保存領域のこと。例えばウェブメールやオンラインストレージはその一つだ。つまりクラウドサービスとは全く新しいサービスではなく、従来からあったネットワーク上で提供されるサービスの総称といえる。
主なクラウドサービスには
(1)ウェブメール
(2)オンラインストレージ(ファイル保存)
(3)オフィス文書
(4)写真公開
(5)スケジュール管理
などがあるが、仕事上で使う頻度が高いウェブメール、オンラインストレージ、オフィス文書について解説しよう。
ウェブメールなら、メールチェックが自由自在ウェブメールなら自宅でも職場のパソコンでもメールの送受信ができる。スマートフォンからでも利用できるので、外出先でもリアルタイムにメールのチェックが可能だ。またプロバイダを変更してもウェブメールのアドレスは変更せずにすむのも利点だろう。忙しい現代サラリーマンなら利用しない手はない。数あるウェブメールの中ではGoogleのGmail、MSNのHotmail、Yahoo! JAPANのYahoo!メールがその代表格だ。
Gmailの最大の特長は1アカウントにつき7GB以上というメールボックス容量の大きさ。しかもこの容量は日々増加しているので、メールボックスが一杯になり、メールが届かなくなるという危険性はほとんどない。また強力な迷惑メールフィルタが搭載されているのもうれしい。
Hotmailは容量こそ5GBとGmailにやや劣るが、マイクロソフト社が開発しているためWindows Live メールとインターフェースも操作性もそっくり。日常的にWindows Live メールを使用している人は戸惑うことなく使用できるだろう。
一方、Yahoo!メールの容量は1GBとGmailやHotmailと比べると正直寂しい。とはいえインターフェースも一般的なメーラーと似ているので使い勝手がいい。また絵文字の送受信が可能なのでケータイとのメールのやりとりが多い人には魅力的だろう。
オンラインストレージはインターネット上の外付けハードディスククラウドサービスの最大のメリットがこのオンラインストレージだろう。簡単にいうとインターネット上に外付けハードディスクがあるようなものだ。その外付けハードディスクにデータを保存しておけば、万一パソコンが壊れてしまった場合にも、別のパソコンやスマートフォンから簡単にデータを取り出すことができる。
さて、このオンラインストレージサービスの中でもトップ3と呼ばれているのがDropbox、SugarSync、SkyDriveだ。
Dropboxの最大の特長はその操作性だ。専用ソフトをインストール後には、マイドキュメントにDropBox専用フォルダができる。そこにファイルをドラッグするだけで保存できる。また、Dropboxには自動同期機能が搭載されているので、複数のマシンでファイルを更新しても常に最新版に更新される。
そのDropboxを多機能にしたのがSugarSyncだ。個人で使う「マジックブリーフケース」と複数の人と共有できる「共有フォルダ」があるのが特徴だ。ただ多機能ゆえに操作が面倒なので初めて使う人にはやや敷居が高いかもしれない。
一方、SkyDriveはHotmailまたはWindowsLiveアカウントを持っていれば25GBまで無償で利用できる。容量の面ではピカイチだろう。また後述するがOffice Web Appsなど、Windows Liveサービスと統合されているのも魅力だ。
この三つに加え、この分野にはスクラップ感覚でデータを保存できるEvernote、Yahoo!プレミアム会員、Yahoo!BB会員なら50GBの容量を持てるYahoo!ボックスなど、新たなサービスが続々と登場している。
オフィスの閲覧・編集がインターネット上でできる？
Word(ワード)やExcel(エクセル)などのオフィス文書の編集機能を搭載したクラウドサービスは、GoogleドキュメントとOffice Web Appsだ。どちらもオフィスソフトがインストールされていないパソコンでも、オフィスファイルの閲覧・編集に加え、仲間内で共有することができるので、とっても便利だ。
Office Web Appsはマイクロソフト社が提供しているだけあり、マイクロソフトオフィスとの互換性に優れており、Word(ワード)、Excel(エクセル)、PowerPoint(パワーポイント)、OneNote(ワンノート)が利用できる。容量もSkyDriveが利用できるので25GBと問題ない。
現在のところ専用アプリがないため、スマートフォンでは閲覧のみ。世間の流れからすれば将来的に編集もできるようになるだろう。
それまで待てないという人はGoogleドキュメントがオススメだ。閲覧編集できるのはWord(ワード)、Excel(エクセル)、PowerPoint(パワーポイント)など6種類とOffice Web Appsより豊富。ただし、保存容量が1GBと少ないことや、Wordはドキュメント、Excelはスプレッドシートと呼ばれるGoogle独自の形式で変換されるので、文章などのレイアウトが崩れることがあるのがやや難点だ。
クラウドサービスには
(1)特定のパソコン以外からもデータにアクセスできる
(2)会社の同僚や知人とデータの共有ができる
(3)パソコンの容量が少なくても多くのデータを保存できる
(4)万一パソコンが壊れてもデータやファイルが消えない
といったさまざまなメリットがある。これを機会にぜひ試してみてはどうだろうか。
テキスト/松野孝司
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